Timer er penger – og dokumentasjon
Timeføring oppleves ofte som det kjedeligste i hele bedriften. Likevel er det få ting som påvirker økonomien like direkte. Timene bestemmer hva du fakturerer, hva du betaler i lønn, og hva du kan bevise hvis Skatteetaten eller Arbeidstilsynet kommer på besøk.
Og det er ikke valgfritt. Norske håndverksbedrifter har flere lovpålagte krav til hvordan timene skal registreres og oppbevares.
Dette krever regelverket
Oversikt over arbeidstiden (arbeidsmiljøloven § 10-7)
Arbeidsgiver skal ha en fortløpende oversikt over hvor mye den enkelte arbeidstaker jobber. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og for de ansattes tillitsvalgte. Dette gjelder uansett bransje og uansett hvor liten bedriften er.
Timelister i bygge- og anleggsvirksomhet (bokføringsforskriften)
Her er kravet strengere enn mange tror. Bedrifter som utfører tjenester der vederlaget er basert på tidsforbruk, skal dokumentere utførte timer for hver eier og ansatt. Timene skal spesifiseres per dag, fordelt på intern tid og på de enkelte kunder eller oppdrag.
To viktige presiseringer:
-
Kravet gjelder også ved fastpris. At du har avtalt en fast sum med kunden, fritar deg ikke fra å føre timer på oppdraget.
-
Dokumentasjonen har en frist. Den skal være utarbeidet senest innen utløpet av den påfølgende måneden. Timelister som «tas når det roer seg til høsten», er derfor ikke i tråd med regelverket.
Innen bygge- og anleggsvirksomhet er timelisteplikten uttrykkelig fastslått, og gjelder også arbeid utført for egen regning.
Oppbevaring
Dokumentasjon av medgått tid er regnskapsmateriale og skal oppbevares etter bokføringslovens regler. For denne typen dokumentasjon er oppbevaringstiden 3,5 år etter regnskapsårets slutt.
Overtid og arbeidstidsgrenser
Timelistene er også grunnlaget for å vise at arbeidstidsbestemmelsene overholdes. Uten en løpende oversikt vet du strengt tatt ikke om noen har jobbet mer enn de har lov til – og det er arbeidsgivers ansvar, ikke den ansattes.
Hva en timeliste bør inneholde
-
Hvilken ansatt timene gjelder
-
Dato
-
Start- og sluttidspunkt, samt pauser
-
Antall timer
-
Hvilket prosjekt, kunde eller oppdrag timene tilhører
-
Eventuell intern tid (verksted, lager, administrasjon, kjøring)
-
Overtid og eventuelle tillegg
-
Kort beskrivelse av hva som ble gjort
Den siste linjen er ofte den mest verdifulle i praksis. En setning om hva som faktisk ble utført, gjør det langt lettere å forsvare fakturaen tre måneder senere.
De fire vanligste feilene
1. Timene føres på fredag.
Ingen husker mandagen korrekt på fredag ettermiddag. Resultatet er som regel at timer forsvinner – og de forsvinner alltid i kundens favør, aldri i din.
2. Kjøretid og småjobber blir aldri registrert.
Ti minutter her og tjue der utgjør fort flere timer i uken. Over et år er det betydelige beløp.
3. Timene mangler prosjekttilknytning.
En timeliste som bare viser «8 timer», oppfyller ikke kravet om fordeling på kunder og oppdrag – og gir deg heller ingen mulighet til å se hvilke jobber som faktisk er lønnsomme.
4. Listene ligger på papir i bilen.
Papirlapper blir borte, blir våte og blir aldri lagt inn. Da har du hverken fakturagrunnlag eller dokumentasjon.
Fire enkle rutiner som løser det meste
1. Timer føres samme dag
Én regel, uten unntak. Fem minutter før du forlater arbeidsstedet er nok, hvis systemet ligger i lomma.
2. Registrer på prosjektet, ikke i ettertid
Når den ansatte velger prosjekt ved start, blir fordelingen riktig av seg selv – og fakturagrunnlaget bygger seg opp underveis.
3. Ha faste kategorier
Definer på forhånd hva som er intern tid, kjøretid, garantiarbeid og fakturerbart arbeid. Da slipper hver enkelt å vurdere det selv hver gang.
4. Gå gjennom timene ukentlig
Fem minutter i uken der daglig leder ser over registreringene, fanger opp feil mens de fortsatt er lette å rette.
Fra timeliste til faktura uten dobbeltarbeid
Den store gevinsten ved digital timeføring er ikke selve registreringen – det er at timene henger sammen med resten. Når timen føres på prosjektet ute i felt, bygger fakturagrunnlaget seg opp automatisk. Ingen skal taste noe inn på nytt, og ingen jobber blir liggende ufakturert fordi lappen forsvant.
I Digitech fører de ansatte timer direkte i appen, på riktig prosjekt, med beskrivelse og eventuelle bilder. Daglig leder ser status løpende, og grunnlaget er klart når fakturaen skal ut.
Ofte stilte spørsmål
Må vi føre timer selv om vi har avtalt fastpris?
Ja. Kravet til dokumentasjon av medgått tid gjelder også ved fastprisoppdrag.
Holder det med en Excel-fil?
Formelt kan det være tilstrekkelig, så lenge innholdet og fristene er i orden. I praksis er utfordringen at Excel-filer fylles ut i etterkant og fra hukommelsen – og da blir både dokumentasjonen og faktureringsgrunnlaget svakere.
Hvor lenge må vi ta vare på timelistene?
Dokumentasjon av medgått tid skal oppbevares i 3,5 år etter regnskapsårets slutt.
Gjelder dette også for enkeltpersonforetak?
Ja, kravet gjelder eiere og ansatte som utfører tjenester der vederlaget er basert på tidsforbruk.
Få timene på plass uten kveldsarbeid
Digitech gir de ansatte timeføring i mobilen, knyttet direkte til prosjektet – og deg full oversikt uten å måtte etterlyse noe.
Kom i gang