«Vi er for små til HMS» – en dyr misforståelse
Dette er blant de vanligste tingene vi hører fra små håndverksbedrifter. Og det stemmer ikke.
Kravet om systematisk HMS-arbeid gjelder alle virksomheter som har ansatte, uansett størrelse. Forskjellen på en bedrift med tre ansatte og en med tre hundre er hvor omfattende systemet må være – ikke om det skal finnes.
I tillegg spør stadig flere oppdragsgivere etter HMS-dokumentasjon før de tildeler jobber. For mange bedrifter er derfor HMS like mye et salgsargument som et lovkrav.
Dette må være på plass
1. Et skriftlig internkontrollsystem
Internkontrollforskriften krever at HMS-arbeidet er systematisk og dokumentert. I praksis betyr det at dere skal ha skriftlig:
-
mål for HMS-arbeidet
-
oversikt over hvem som har ansvar for hva
-
kartlegging av risiko, med tilhørende tiltak
-
rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik
-
rutiner for jevnlig gjennomgang av at systemet faktisk virker
Dette er kjernen i det de fleste kaller en HMS-håndbok.
2. Risikovurdering
Hvilke farer finnes i arbeidet deres? For rørleggere kan det være arbeid i høyden, varme arbeider, tunge løft, trange rom, asbest i eldre bygg, gravearbeid og elektrisitet i nærheten av vann.
Risikovurderingen trenger ikke være et akademisk dokument. Den skal svare på tre spørsmål: Hva kan gå galt? Hvor sannsynlig og alvorlig er det? Hva gjør vi for å hindre det?
3. Verneombud
Reglene ble strammet inn 1. januar 2024. Alle virksomheter skal ha minst ett verneombud, men virksomheter med færre enn fem arbeidstakere kan skriftlig avtale en annen ordning. Tidligere gikk denne grensen ved ti ansatte. Har dere fem ansatte eller flere, skal dere altså ha verneombud.
Arbeidsmiljøutvalg (AMU) er påkrevd fra 30 ansatte, og fra 10 ansatte dersom en av partene krever det. Grensen for AMU var tidligere 50 ansatte.
Verneombud og AMU-medlemmer skal ha grunnopplæring i HMS – minimumskravet er 40 timer, og opplæringen skal være tilpasset bransjen.
4. HMS-opplæring for deg som leder
Arbeidsgiver – i praksis daglig leder – har en personlig plikt til å gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Det finnes ingen unntak basert på bedriftens størrelse, og plikten kan ikke delegeres bort.
5. HMS-kort og oversiktslister på byggeplass
Alle som utfører arbeid på bygge- og anleggsplasser skal ha gyldig HMS-kort. I tillegg skal det føres oversiktslister over hvem som til enhver tid er på plassen.
6. Rutiner for avvik og ulykker
Dere må ha et system for å melde fra om nestenulykker, skader og feil – og for å følge dem opp. Alvorlige skader skal varsles til Arbeidstilsynet og politiet umiddelbart.
7. Verneutstyr og opplæring i utstyr
Riktig verneutstyr skal være tilgjengelig og brukes, og de ansatte skal ha dokumentert opplæring i utstyret de bruker.
Hvorfor permen på lageret ikke fungerer
De fleste små bedrifter har et HMS-system. Problemet er hvor det befinner seg: i en perm på lageret, eller i en Word-fil noen kjøpte for fem år siden og aldri åpnet igjen.
Konsekvensen er at systemet ikke er levende. Sjekklister fylles ikke ut, avvik meldes ikke, og risikovurderingen gjenspeiler ikke jobbene dere faktisk gjør i dag. Ved tilsyn er det nettopp dette Arbeidstilsynet ser etter: ikke om dere har dokumenter, men om HMS-arbeidet faktisk foregår.
HMS må derfor være der arbeidet er – altså i mobilen.
Slik løser Digitech det
Digitech leveres med en standard HMS-håndbok innebygd, tilpasset norske håndverks- og servicebedrifter. Du slipper å bygge internkontrollsystemet fra bunnen av eller kjøpe en generisk mal du likevel må skrive om.
I praksis betyr det:
-
Ferdig HMS-håndbok fra dag én. Strukturen og standardinnholdet ligger klart, og kan tilpasses deres bedrift og fag.
-
Sjekklister i appen. De ansatte fyller ut sjekklister ute på jobben, ikke fra hukommelsen på kontoret.
-
Dokumentasjon knyttet til prosjektet. Bilder, avvik og utfylte sjekklister lagres på riktig jobb, slik at du finner dem igjen når du trenger dem.
-
Oversikt for daglig leder. Du ser hva som er gjort og hva som gjenstår, uten å ringe rundt.
Da blir HMS noe som skjer underveis, i stedet for noe som må ordnes i panikk uken før et tilsyn.
Ofte stilte spørsmål
Gjelder HMS-kravene også når vi bare er to?
Ja. Kravet om systematisk HMS-arbeid gjelder alle virksomheter med ansatte. Omfanget skal tilpasses størrelse og risiko, men systemet skal finnes.
Må vi ha verneombud?
Har dere fem ansatte eller flere, ja. Med færre enn fem kan dere skriftlig avtale en annen ordning – men HMS-ansvaret består uansett.
Hva ser Arbeidstilsynet etter ved tilsyn?
Om HMS-arbeidet er systematisk, dokumentert og faktisk i bruk: risikovurdering, avvikshåndtering, opplæring og medvirkning fra de ansatte.
Kan vi bruke en ferdig HMS-mal?
Ja, og det er et godt utgangspunkt. Men malen må tilpasses deres arbeid – en generisk håndbok som ikke beskriver deres reelle risiko, holder ikke.
Få HMS-en på plass uten permarbeid
Med Digitech får du en ferdig HMS-håndbok, sjekklister i mobilen og dokumentasjon knyttet til hvert prosjekt – samlet i samme app som tilbud, timer og prosjektstyring.
Kom i gang